Impresia despre un eveniment se formeaza in primele secunde, inainte ca invitatul sa vada mesele, sa auda muzica sau sa guste ceva. Se formeaza la usa, in intervalul scurt dintre momentul in care lasa haina si momentul in care intra efectiv in sala. Ce se vede acolo stabileste asteptarile pentru tot restul serii.
Cele mai multe sali nu ajuta deloc la capitolul asta. Holurile de la intrare sunt inguste, prost luminate si pline de lucruri functionale: cuiere, mese pentru plicuri, panouri cu indicatii de evacuare. Nimic din toate astea nu se poate muta, pentru ca tin de regulile cladirii, dar se poate acoperi partial si se poate devia atentia de la ele.
Elementul care rezolva situatia cel mai repede e unul singur, mare si bine asezat. O arcada flori montata la intrare preia complet atentia si devine primul lucru pe care il vede oricine, inainte sa apuce sa se uite la restul holului si la ce e in el.
Drumul pana in sala
Dupa intrare urmeaza de obicei un culoar sau cateva trepte, zona prin care trece toata lumea de mai multe ori in cursul serii. E un spatiu de trecere, deci nu suporta obiecte mari care sa il ingusteze, dar suporta foarte bine elemente verticale lipite de pereti.
Aici functioneaza bine cateva compozitii inalte si inguste. Un suport flori asezat la intervale egale de-a lungul culoarului creeaza un ritm si face drumul sa para gandit, nu doar tolerat. Ocupa putin loc pe jos si nu incurca circulatia, nici macar atunci cand trec doua persoane in acelasi timp.
Numarul conteaza mai putin decat regularitatea. Trei elemente identice, la distante egale, arata mult mai bine decat sapte diferite puse acolo unde s-a nimerit sa fie loc. Ochiul recunoaste imediat intentia si citeste spatiul ca pe unul amenajat, nu ca pe un culoar in care s-a pus ceva la intamplare.
Semnalul de sezon
La un eveniment de iarna, intrarea e locul in care se anunta tema. Daca holul e neutru si decorul apare abia in sala, trecerea pare brusca, iar primele minute se pierd pana cand invitatii se acomodeaza cu atmosfera dinauntru si inceteaza sa se mai uite in jur dupa repere.
Cateva decoratiuni Craciun asezate chiar la intrare rezolva trecerea. Oamenii intra deja pregatiti pentru ce urmeaza, iar sala nu mai trebuie sa faca singura toata treaba de a stabili tonul serii.
Cantitatea ramane mica in mod intentionat. Intrarea anunta, nu povesteste tot. Cand holul e mai incarcat decat sala, invitatii raman cu senzatia ca partea cea mai frumoasa a fost la usa, iar restul evenimentului porneste in scadere.
Zona de primire
In multe evenimente exista o masa la intrare pentru plicuri, pentru ecusoane sau pentru asezarea invitatilor. Ea e folosita intens in prima jumatate de ora si apoi ramane acolo, goala, pana la finalul serii.
Pentru ca ramane la vedere toata seara, merita tratata ca piesa de decor, nu doar ca mobilier functional adus din depozit cu cinci minute inainte.
Ce face o masa de primire sa arate bine:
- o fata de masa care ajunge pana jos
- un singur aranjament, asezat lateral
- spatiu liber pentru lucrul efectiv
- o sursa de lumina calda in apropiere
- nimic lasat dedesubt, la vedere
Lumina de la intrare
Holurile au cea mai proasta lumina din toata locatia, pentru ca nimeni nu le trateaza ca spatii in care se sta. De obicei e o sursa unica in tavan, rece si puternica, exact tipul de lumina care face pe toata lumea sa arate obosita in primele fotografii ale serii.
Doua sau trei surse calde asezate la inaltimea mesei schimba complet situatia. Nu inlocuiesc lumina principala si nici nu trebuie sa o faca. Rolul lor e sa adauge caldura intr-un spatiu care altfel pare o anexa tehnica, trecuta cu vederea de toata lumea.
Cand sala permite, stingerea partiala a plafonierei din hol ajuta si mai mult. Devine un spatiu de trecere intre afara si sala, nu inca o incapere luminata ca un birou la ora noua dimineata.
Ordinea de montaj
Intrarea se monteaza prima si se verifica ultima. Prima pentru ca e zona prin care intra toata echipa cu materiale si trebuie sa fie gata inainte sa se aglomereze. Ultima pentru ca acolo se aduna, pana la final, cutii goale si obiecte uitate.
Verificarea finala se face venind din exterior, pe acelasi drum pe care il va face un invitat, nu dinspre sala. Diferenta de perspectiva scoate la iveala lucruri care nu se vad altfel.
Ordinea care functioneaza:
- eliberarea holului de tot ce se poate muta
- montarea elementului mare de la usa
- amenajarea mesei de primire
- asezarea compozitiilor de pe culoar
- o intrare de proba, din exterior
Ce ramane dupa
Elementele de la intrare sunt primele montate si ultimele demontate, deci stau cel mai mult timp in picioare. Merita alese dintre cele robuste, care nu cer ajustari pe parcursul serii si care rezista la atingeri repetate, pentru ca lumea trece pe langa ele de zeci de ori.
Pentru organizatorii care fac mai multe evenimente, zona de intrare e si cea mai usor de reutilizat. Structura ramane aceeasi, iar accentele se schimba dupa sezon sau dupa tipul evenimentului, cu un cost mic.
Pe termen lung, asta e partea din decor care se amortizeaza cel mai repede. Se vede in toate fotografiile de sosire, se foloseste la fiecare eveniment si nu cere decat cateva minute de montaj in plus fata de o intrare lasata asa cum a fost gasita.
