O sala de evenimente nu lucreaza toata luna la acelasi tip de petrecere. Intr-o saptamana obisnuita se pot succeda trei formate complet diferite, cu alt numar de invitati, alt program si alte cerinte venite de la cei care organizeaza.
Pentru cei din afara, diferentele par mici. Un salon nunti arata la fel indiferent de ocazie, insa felul in care se aseaza mesele, cat dureaza petrecerea si ce se intampla intre momente difera destul de mult de la un eveniment la altul.
Cine organizeaza ceva pentru prima data afla lucrurile astea pe parcurs. De obicei prea tarziu, dupa ce a stabilit deja o parte din detalii si nu mai poate schimba nimic fara costuri si fara discutii.
Evenimentele de familie cu copii
Petrecerile unde sunt prezenti multi copii cer o organizare aparte. Nu e vorba doar de un spatiu de joaca, ci de program, de ora la care incepe si de felul in care sunt asezate mesele, ca parintii sa isi vada copiii fara sa se ridice de la masa.
Un salon botez e de obicei pregatit pentru asta, pentru ca aici copiii nu sunt o exceptie, ci jumatate din invitati. Diferenta se vede in detalii, de la inaltimea meselor pana la locul unde se amplaseaza muzica si cat de tare se da.
Ora la care incepe conteaza cel mai mult. Un eveniment de dupa-amiaza merge mult mai bine cu copii mici decat unul care incepe seara, pentru ca se incheie inainte ca toata lumea sa fie obosita si nervoasa.
Ocazii speciale in viata unei companii
La celalalt capat sunt petrecerile de firma, care arata complet diferit. Nu exista mese fixe pentru toata lumea, programul e mai scurt, iar partea de discurs sau de prezentare ocupa un loc pe care la o petrecere de familie nu il are nimic.
Pentru evenimente corporate, cerintele tehnice sunt mai importante decat la orice alt format. Proiector, sonorizare pentru vorbit, loc pentru un ecran si o zona unde se poate discuta fara sa se strige peste muzica si peste zgomotul din sala.
Perioada e si ea diferita. Firmele se aduna mai ales la final de an si primavara, cand se fac bilanturile, iar in restul anului salile sunt ocupate aproape exclusiv de evenimente de familie, in weekend.
Diferentele dintre formate
Cineva care a fost la zece petreceri crede ca stie cum arata o sala. In realitate, aceeasi incapere poate fi aranjata in mai multe feluri, iar alegerea facuta schimba complet cum se simte seara pentru cei care stau acolo cateva ore.
Principalele lucruri care difera de la un format la altul, dincolo de decor si de meniu, sunt cele care tin de organizarea spatiului si de felul in care circula oamenii prin el:
- asezarea meselor si distanta dintre ele
- ora de incepere si durata totala
- cat loc ramane liber pentru dans sau pentru discutii
- unde se amplaseaza muzica sau sonorizarea
- cati oameni din personal sunt alocati
Ultimul punct e cel mai greu de evaluat din afara si cel care se simte cel mai tare. O sala cu personal suficient trece neobservata. Una cu personal putin se vede imediat, in asteptarea de la bar si la servire, inca din prima ora.
Intrebarile puse la prima vizita
Vizita la sala e momentul in care se decid cele mai multe lucruri. Oamenii se uita la cum arata, fac poze si uita sa intrebe exact lucrurile care conteaza peste cateva luni, cand se apropie data si cand nimic nu se mai poate schimba.
Ce merita intrebat de la inceput, indiferent de tipul de eveniment pregatit si de numarul de invitati estimat, se reduce la cateva lucruri concrete:
- cati invitati incap confortabil, nu la maximum
- pana la ce ora se poate tine petrecerea
- ce este inclus si ce se plateste separat
- daca se poate aduce furnizor propriu pentru ceva
- cate locuri de parcare exista pentru invitati
Prima intrebare e cea mai importanta dintre toate. Capacitatea maxima si numarul la care oamenii stau comod sunt doua cifre diferite, iar diferenta dintre ele decide cum se simte seara.
Perioadele aglomerate din an
Calendarul unei sali nu e uniform. Sunt perioade in care se rezerva cu un an inainte si altele in care se gaseste loc si cu doua luni inainte, fara probleme si fara negocieri lungi.
Verile si inceputul toamnei sunt cele mai cautate pentru evenimentele de familie. Finalul de an apartine firmelor, iar lunile de iarna raman in general mai libere, cu exceptia catorva date din jurul sarbatorilor.
Cine are flexibilitate la data obtine de obicei conditii mai bune. Cine tine neaparat la o anumita zi trebuie sa rezerve mult mai devreme si sa accepte ce gaseste disponibil in momentul in care suna.
Ce ramane dupa eveniment
La o saptamana dupa, nimeni nu isi mai aminteste culoarea fetelor de masa. Raman in schimb lucrurile practice: daca s-a asteptat mult la servire, daca a fost loc suficient si daca s-a gasit parcare fara sa se invarta nimeni zece minute prin zona.
De aceea, discutiile dinainte merita purtate pe lucrurile astea, nu doar pe aspect. Partea vizuala se rezolva de obicei usor si cu aproape orice buget, in timp ce organizarea se simte toata seara, de la primul pana la ultimul invitat care pleaca acasa.
Un eveniment reusit se recunoaste dupa ce nu s-a observat. Fara asteptari lungi, fara aglomeratie la intrare si fara momente in care nimeni nu stie ce urmeaza sau unde ar trebui sa se aseze.
